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物流客服呼叫中心解决方案

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来源:武汉瑞码

一、需求描述

系统将语音查询、人工服务、短信通知紧密结合,建立一个集寄件、查件、自动下单、电话咨询、投诉受理、调查回访、统计分析等功能为一体的客服呼叫中心,该中心建立后对外可实施统一化标准化的服务,对内可规范客服人员操作,制定标准的工作流程,并对各项数据进行时时监控从而提高企业的管理素质。

1、寄件功能——客户一般都是通过电话来告之公司寄件要求,客户来电时自动弹出该客户的详细资料,如客户姓名、客户编号、地址、联系人、联系电话、服务记录以及以往的咨询、投诉等记录信息。使话务员一目了然,第一时间了解来电的相关信息。电话遇忙时播放音乐等候。

2、在线派单——坐席人员接到订单后,可以直接将订单分派给对应业务员,,将业务资料直接通过短信或语音电话的形式派发给业务员。

3、电话咨询——用户可以电话咨询相关业务,也可以通过语音来听取业务介绍、最新政策情况,还可以通过传真来索取相关信息。

4、投诉受理——投诉处理主要功能是:投诉受理、分发、处理、批示、跟踪、催办、回复等。

5、调查回访——维护、咨询、投诉等都需要进行电话跟踪以及服务质量回访。比如满意调查。

6、统计分析——可以对当天的下单情况、寄件情况、咨询记录、派工情况等进行统计。

二、方案组成及技术实现

2.1、方案组成内容

1、 呼叫中心交换系统(RM3000)

2、 呼叫中心业务系统(CSR3000基本组件)

3、 呼叫中心系统服务器(瑞码联信标配A类)

4、 外线接口卡

5、 语音网关(用于接入座席电话)

2.2、方案架构图


               图1:系统物理架构图

2.3、与第三方业务系统无缝集成

瑞码IPCC呼叫中心系统可以与第三方业务系统无缝集成;


             图2:与第三方业务系统集成图示1


              图3:与第三方业务系统集成图示2

通过集成,不但可以实现与第三方业务系统的实时数据传输,实现客户管理、工单流转,并且可使第三方业务系统上具有:点击外呼、来电弹屏、收听录音、查看报表、监控电话线路等更多增值功能。

                图4:系统设置界面图示一

三、呼叫中心交换系统功能描述

(一) 电话交换功能(PBX)

本地座席之间可以实现呼叫、出局等,并可实现呼叫前转(Forward)无条件、遇忙、无应答转移;支持呼叫后转Transfer、呼叫保持Call Holding、呼叫等待Call Waiting、呼叫驻留;电话代接:分组式电话代接功能;分组群振、轮流振铃;支持分时段设定。

(二) 分布式组网

独有VOIP网关功能,座席/分机不仅部署在局域网内,还可以通过互联网远程部署在世界各地。实现分散办公,集中管理。

(三) 自动语音应答(IVR)

实现全天候自助式服务。通过系统的交互式应答服务,客户可以很容易的通过电话机键盘输入他们的选择,从而得到24小时的服务。

用户根据自己的业务需求自主录制多层次IVR语音自动应答流程,并在更换之后能够和后台的程序稳定结合(如增加一个流程、删除一个流程、跳过某个流程等)。

(四) 虚拟呼叫中心

根据需要,用户可以自己设定不同的语音以及不同的路由选择,客户呼入后就可以转移到不同的服务组甚至不同的企业。

(五) 自动话务分配(ACD)

来电智能识别,将呼入电话分配给相应座席,提供座席登陆、分组、话务分配、排队和无应答处理等ACD功能。

(六)  电话排队管理(TWM)

自主设定电话的等待队列,选择等候音乐、智能播报队列位置和等候时间。

(七) 电话控制台

提供一个 Web 控制台,通过这个控制台可以查看所有座席、队列、中继、会议和电话驻留的状态,并且可以发起、转移、终止某个呼叫。

(八) 通话详细报告(CDR)

详细记录所有电话的通话清单,还提供所有座席电话的分析报告,日流量,月负载等各时段的电话详细报表。

(九) 来电记录转邮箱

来电记录可以转到邮箱,如果将此功能与手机短信收邮件功能结合,就可以实时了解谁呼入系统,特别适合假期使用此功能。

(十) 电话录音监听

无需添加任何专用录音设备即可实现对所有座席分机的来电、去电实时录音。拥有权限的管理员还可实时监听所管辖的任何一部分机通话。

(十一) 超级语音信箱

提供无应答留言信箱,可以电脑直接播放或使用电话分机终端收听语音留言,还可以设置留言邮件或者电话通知。

(十二) 多方电话会议

无需额外投资专用的电话会议设备就可以实现30-60方全免费电话会议。既可呼叫分机,也可呼叫其他电话,还可以外部电话直接呼入会议室。

(十三) 传真收发

每条连接到服务器的外线都可以接收传真,而且可转移到设置好的邮箱中,这样就可以随时随地查看接收到的传真了。通过浏览器就可以发送传真,并可以实现传真群发。

(十四) 邮件服务器

提供给用户一个内网外网兼容又独立的邮件服务器,可以用它来划分域、设置管理员、建立邮箱以及收发邮件、邮件群发等等。

(十五) 拨号授权

管理员可以分配座席的拨号权限和功能权限。

(十六) 分机随行(移动座席)

不管出差还是休假,变动办公地点,只要随身携带适配器小盒子,接上网线,或者在随身携带的笔记本电脑上配置softphone软件,就可以跟原先一样接听拨打电话,处理日常事物,没有任何改变,实现真正意义上的移动办公。

(十七) 分机一号通

每一个分机都可绑定包括固定电话、市话通、手机在内的3部以上其他电话,当座席分机无人接听时自动依次呼叫其他电话,实现一号通功能。

(十八) IP飞线

与转接至内部座席(分机)一样,通过IP网络将呼叫者转移至其它座席(分机)或交换系统。

(十九) 强拆、强插、强转

通话过程中拥有权限的座席可以对来电进行强拆、强插或转移给任何一部分机、外部电话、手机,而无须让对方再拨打一次电话。

(二十) 久叫不应和忙转

在内部分机或者远端分机久叫不应或线路忙的情况下,系统可以启动转移功能,并与原有数据相关联。

(二十一) 帐号权限管理

对于不同级别的座席可以进行不同权限的分配。每个座席只能浏览权限范围内的内容和进行权限范围内的操作。

(二十二) 文件管理

通过文件管理模块,管理员可以查看到所有的:自动录音文件、一键录音文件、振铃组通话录音、队列通话录音、通话监听录音、会议录音、传真文件、日志文件、备份文件、待清理文件。并且可以打包下载上述文件,也可以参考系统空间清理文件。

(二十三) 分时段系统设置

在不同时间条件下,可以去执行不同的系统任务。例如:将IVR设置成工作时间和非工作时间两种,外线电话在工作时间呼入时,系统为其转接普通座席;在非工作时间呼入时,系统为其转接值班座席。

(二十四) 通话质检

座席员客服完挂断电话后系统会主动邀请客户对座席员的服务满意度进行打分评价。有利于对座席人员的客服水平进行监督和评估。

(二十五) 黑名单

对于故意捣乱、骚扰的电话可以列为“黑名单号码”,凡这个号码呼入总是显示忙音。

(二十六) 智能路由

可以根据拨入的主叫号码、被叫号码以及所用线路情况,设置智能路由,符合条件的呼叫将被自动转移到对应项目(一个语音菜单、座席、队列等),而无须经过IVR语音导航。

(二十七) 会员来电密码验证

针对高级会员,系统支持让来电者输入会员号码与会员密码,以便得到更加高级服务。

(二十八) 智能号码匹配

根据客户上次通话记录,系统自动为其查找上次通话座席,当该座席存在且空闲时提示呼叫者是否直接接通该座席。

四、呼叫中心业务系统功能描述

本方案采用全WEB界面管理与维护,系统配置、权限分配、功能分配、座席管理、语音菜单调整、系统备份与恢复、系统升级、报表查看等都通过WEB浏览器界面实现。

1. 座席基本功能:提供座席登入,退出,示忙,示闲,电话转移,外呼,三方通话,代接等功能。


2. 管理通讯功能:强插、强拆、强转、电话代接、电话监听、会议等功能。


3. 来电弹屏与业务受理:当客户来电时会迅速弹出客户资料。座席可以快速记录客户的基本信息和服务内容。业务受理包含咨询、投诉、故障申报等多种形式,客户可以自定义受理类型与来电界面模板。

              图5:座席界面来电弹屏图示

4. 站内短信功能:座席人员可以相互之间发送站内短信,及时沟通。


5. 客户留言功能:当座席忙,系统引导客户向座席人员留言后,座席人员可以收听用户留言,以便及时回复客户。


6. 邮件功能:得知客户的邮箱后,座席人员可以通过系统将企业等相关信息发送到客户的电子邮箱,以便客户更详细地了解企业最新资讯。


7. 传真收发功能:系统提供的电子化接收和发送传真。来电者可以根据语音导航自助索取所需传真,也可以通过拨通座席电话,由座席人员在线转发传真。系统也可以接收传真,系统自动收取,并保存为电子文档格式。


8. 多方电话会议:系统允许30方甚至以上电话会议,CSR3000支持邀请式会议,全程web页面管理与监控,电话会议结束后系统自动生成会议录音。


9. 外呼功能:座席人员可以选择并点击已有的联系人、客户的电话号码,系统便自动外呼并接通座席电话,座席人员也可以手工输入对方号码,点击外呼。


10. 短信服务:可以将客户需要了解的内容以短信方式发送到客户手机,通过座席页面即可实现短信发送、短信接收、短信群发、信息汇总等功能。

              图6:座席界面发送短信图示

11. 知识库:知识库是一些常见的用户知识、产品知识、服务知识、技术支持、公告信息的汇总。它将统一企业对外的服务口径,让用户问题的解答趋于标准化;知识库通过产品、问题分类和关键字查询疑难问题的答案,给座席人员提供及时帮助。管理员根据产品的发展和变化随时更新。


12. 通话质检功能:座席员挂断电话后系统会主动邀请对方对座席员的服务满意度进行打分评价。有利于对座席人员的客服水平进行监督和评估,从而提供服务质量。


13. 话术管理:座席人员可以根据来电客户的情况,查找系统提供的相关话术,提高座席人员解答问题的标准性和及时性。当有老客户打进呼叫中心系统,系统会自动显示针对老客户姓名、性别等信息的话术,座席人员根据话术内容迅速说出欢迎辞,提高了欢迎用语的亲切度。


14. 统计报表:系统提供的报表主要有:拆线方式对比图,拆线方式统计表,队列呼损次数对比图,队列呼损记录,队列话务比较,队列话务统计,队列接通次数对比图,队列接通次数统计表,分机话务比较,分机话务量统计,服务水平报表,服务水平图,呼叫比较图,呼损次数对比表,呼损原因对比表,呼损原因对比图,话单,每日呼损次数对比图,每日呼转分配,每日接通次数对比图,每日平均等待对比普,每日平均通话对比图,每小时呼叫分配表,每小时呼损次数对比图,每小时接通次数对比图,每小时平均等待对比图,每小时平均通话对比图,每小时通话对比图,每小时通话变动图,每小时通话数对比图,每周呼叫对比图,每周呼叫对比图,每周呼叫分配对比图,日流量,语音导航记录,语音导航统计,月流量对比图,坐席话务比较,坐席话务列表,坐席话务统计,坐席接听次数对比图,坐席通话报表,坐席通话次数对比,坐席通话时长对比,坐席无人接听次数对比图,坐席无人接听次数


15. 权限管理:权限管理主要实现对系统访问权限的控制、检查,确保系统的操作安全性。主要的功能要求如下:支持对系统的操作员、管理员的分级管理,不同级别的管理员有不同的控制、访问权限;系统提供灵活的角色分配和权限设置手段;系统支持对各种结算数据、配置数据、统计数据采取保护措施;系统对用户实现分级管理;系统支持对数据访问权限的严格控制。


16. 远程座席:由于底层对VOIP的支持,系统除提供本地人工座席以外,还可以根据需要接入远程座席。主要应用形式有(1)接入集中,座席分布;(2)接入分布,座席集中;(3)接入分布,座席分布。

五、呼叫中心系统日常维护


维护人员在局域网络环境下,通过自己PC机的浏览器的页面即可完成对呼叫中心系统的管理和维护:

                 图7:系统维护图示


由于呼叫中心系统支持自动备份、自动清理垃圾文件、自动录音存储等,因此绝大多数日常维护工作由系统自动完成。

六、呼叫中心后期扩容问题


呼叫中心的扩容分为外线扩容和座席两个组成部分。其中,外线扩容是通过扩容呼叫中心对接中继接口来实现:

              图8:呼叫中心扩展图


座席扩容是通过增加座席终端数量来实现:

1)扩容语音网关数量,2)增加拨号器耳麦套件,3)以及座席PC

外线扩容与座席扩容在技术上互不影响,可以同时进行,也可以分别进行。


文章分类: 自建型呼叫中心
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